Arkivreglemente

Antagen av kommunfullmäktige 16 december 2024, § 102.

Förutom de i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Vara kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 § Arkivlagen.

§ 1 Tillämpningsområde

Detta reglemente gäller för alla myndigheter i Vara kommun. Med myndigheter menas fullmäktige och dess revisorer, nämnder och styrelser med förvaltningar, andra styrelseformer med självständig ställning, juridiska personer som exempelvis aktiebolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där
kommunen utövar eget rättsligt bestämmande, samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse.

§ 2 Myndighetens arkivansvar

Varje myndighet ska ansvara för att dess arkiv vårdas enligt Arkivlagen och på det sätt som framgår av §§ 4 – 10 av detta reglemente.

Arkivredogörare svarar för tillsyn och vård av den egna myndighetens, alternativt
del av myndighetens handlingar om inte kommunstyrelsen som arkivmyndighet
har tagit över ansvaret

§ 3 Arkivmyndigheten och kommunarkivet

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet.

Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen.

Hos arkivmyndigheten ska finnas ett kommunarkiv som i huvudsak ansvarar för
att verkställa arkivmyndighetens uppdrag.
Kommunarkivet ska under arkivmyndigheten:

• förvara arkivmyndighetens handlingar
• regelbundet granska myndigheternas fullgörande av arkivvården
• ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården i kommunen
• förteckna, vårda och tillhandahålla handlingar som överlämnats till
  arkivmyndigheten
• främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell och
  utbildningsverksamhet och forskning

Kommunarkivet får även ta emot enskilda arkiv av lokalhistoriskt intresse, efter
beslut av kommunstyrelsen.

§ 4 Arkivansvarig och arkivredogörare

Hos varje myndighet skall finnas en arkivansvarig samt en eller flera
arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos myndigheten.

Den arkivansvarige bevakar arkivfrågorna inom hela myndigheten och informerar
nämnd/styrelse och berörd personal om bestämmelser och rutiner inom
arkivområdet.

Arkivredogörare svarar för tillsyn och vård av den egna myndighetens, alternativt
del av myndighetens handlingar. svara för vården av sitt arkiv, om inte
kommunstyrelsen som arkivmyndighet har tagit över ansvaret

Arkivansvarig och arkivredogörare är myndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor.

§ 5 Redovisning av arkiv

Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av
handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i
en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv
(arkivförteckning). Redovisningen får även ske per verksamhetsområde med
processbeskrivningar.

Arkivmyndigheten får utfärda riktlinjer för upprättande av arkivbeskrivning och
arkivförteckning.

Akter ska fortlöpande, eller senast i samband med arkivläggning, rensas så att till
exempel onödiga dubbletter och kopior tas ut. Myndigheten ska också ta ställning
till om exempelvis minnesanteckningar som finns i akten ska arkivläggas, i vilket
fall de blir allmänna handlingar, eller rensas ut.

§ 6 Dokumenthanteringsplan

Varje myndighet ska meddela föreskrifter om gallring, samt upprätta en plan som
beskriver samtliga myndigheters handlingar och hur dessa hanteras
(dokumenthanteringsplan).

§ 7 Överlämnande

När arkivhandlingar inte längre behövs för det löpande arbetet hos en myndighet
ska de överlämnas till Arkivmyndigheten och det gemensamma kommunarkivet
för fortsatt vård.

Av dokumenthanteringsplanen ska framgå när så ska ske. Kommunarkivet
ansvarar för slutlig förvaring av de allmänna handlingar som regleras i detta
reglemente.

Arkivleverans ska ske först efter överenskommelse med Kommunarkivet. Vid
överlämnande ska materialet vara ordnat på av Kommunarkivet angivet sätt.

Myndigheten ska upprätta ett skriftligt leveransbevis som visar att
arkivmyndigheten övertagit ansvaret för arkivmaterialet.

Om en myndighet upphör ska dess arkivmaterial överlämnas till arkivmyndigheten
senast inom tre månader från upphörandet.

§ 8 Bevarande och gallring

Varje myndighet ska ansvara för att genomföra gallring av sina handlingar i
enlighet med dokumenthanteringsplanen som fastställs av respektive myndighet.

För de handlingar som har överlämnats till arkivmyndigheten ska denna besluta
om gallring efter samråd med överlämnande myndighet.

Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig beskaffenhet, vilkas
art skall specificeras i beslutet, får gallras hos kommunens samtliga myndigheter.

Arkivmyndigheten får besluta om gallring i de fall en och samma verksamhet
bedrivs av flera myndigheter.

Handlingar som gallras ska utan dröjsmål förstöras.

§ 9 Arkivbeständighet och arkivförvaring

Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som
garanterar informationens beständighet.

Därvid ska av Riksarkivet till statlig myndighet utfärdade föreskrifter, allmänna
råd och tekniska krav tjäna som norm.

Arkivhandlingar ska alltid förvaras under betryggande former.

Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av
arkivmyndigheten.

§ 10 Utlåning

Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller
förluster inte uppkommer.

Arkivhandlingar får lånas ut för tjänsteändamål till annan myndighet.

Utlåning får inte ske till enskild person.

Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningen
och offentlighet- och sekretesslagen.

All utlåning av arkivhandlingar ska registreras.

§ 11 Samråd

Myndigheten ska samråda med kommunarkivet i viktigare frågor rörande arkivbildning och arkivvård. Med viktiga frågor avses t ex inrättande och inredning av arkivlokaler eller förändring i arbetssätt som bygger på införande av elektronisk informationshantering eller omorganisationer.