Utredning kring fakturahantering inom fastighetsenheten

Information från kommundirektör Anna Cederqvist om åtgärder och utredning kring fakturahantering inom fastighetsenheten.

Bakgrund

Under maj månad ställde tekniska nämnden en fråga till förvaltningen om omfattningen av köpta tjänster för externa projektledare och konsultkostnader kopplat till de externa projektledaren/projektledarna inom fastighetsenheten. Beloppet som redovisades till nämnden var 1,4 miljoner kronor från december 2022 till maj 2025. Vid närmare kontroll i ekonomisystemet förefaller beloppet vara avsevärt högre.

Vidare undersökning visade att det också har upprättats två avtal på tekniska förvaltningen avseende konsulttjänst för projektledare inom fastighetsenheten under 2022. Avtalen är inte upphandlade enligt regelverk och rutiner. Vid närmare kontroll visar det sig att den externa konsulten har kontrollattesterat sin egen arbetstid i kommunens ekonomisystem och vidare underlag än fakturorna för dessa debiteringar saknas.

I nuläget har följande åtgärder vidtagits:

• Konsulten har fråntagits rätten att kontrollattestera fakturor
• Kontroll att fakturering sker enligt gällande rutiner så att inga fakturor betalas utan relevanta underlag
• Fastighetsenheten kommer att rekrytera en projektledare för anställning i Vara kommun
• En extern utredning av det inträffade ska upphandlas och genomföras

Mer information:

Riktlinjer tillämpning av attestreglemente - Vara kommun Länk till annan webbplats.

FAQ

Arbetar konsulten kvar?

Ja, det finns projekt som är synnerligen viktiga att färdigställa, vilket gör att konsulten arbetar vidare i vår kommun. Faktureringsrutinerna hanteras dock nu enligt ordinarie rutiner och kontroller.

Finns det misstanke om några oegentligheter?

Det finns inga misstankar om detta i nuläget. Utredningen kommer att visa om det finns skäl att misstänka något sådant.

Hur går utredningen till?

Kommundirektör tar fram ett utredningsdirektiv, som underlag för upphandling. Därefter sker en upphandling av en extern konsult som kommer att genomföra utredningen. Utredningen beräknas vara klar vid årsskiftet.

Vad händer framåt?

Vi har brustit i våra rutiner och omdöme. Det innebär att vi framöver behöver sätta än mer fokus på att utbilda chefer och övrig personal samt att se över den interna kontrollen. Vi måste också i ännu högre grad arbeta vidare med vår etiska kompass.